Lean Management et ses avantages : Définition et outils

Le terme « Lean » signifie « maigre » ou « sans superflu » en anglais, reflétant l'idée centrale de cette approche : minimiser tout ce qui n'apporte pas de valeur au client.

Le Lean se concentre sur l'amélioration continue des processus internes. Ce qui signifie identifier et réduire les gaspillages, qu'ils soient de temps, de matériel ou d'argent, pour maximiser l'efficacité et la satisfaction client.

Par exemple, dans une usine, le Lean Management permettrait de réduire le temps d’attente entre deux étapes de production. Dans un hôpital, il pourrait optimiser l’acheminement des médicaments pour éviter des pertes de temps inutiles. Mais, pas de panique. Je vous donne des exemples plus précis à la fin de cet article.

Et si on commençait par un saut dans le passé pour comprendre pourquoi le Lean est une révolution.

Dans les années 1900, le modèle dominant de production était le Taylorisme et le Fordisme : produire en grande quantité, diviser chaque tâche pour la rendre simple et répétitive, et maximiser l’efficacité des travailleurs.

Deux grands principes

En 1918, il fonde la Toyoda Spinning & Weaving Company, et en 1924, avec l’aide de son fils Kiichiro , il réalise son rêve en construisant le premier métier à tisser automatisé du Japon.

Cette innovation permet de produire efficacement en répondant précisément à la demande, minimisant ainsi le gaspillage.

Kiichiro Toyoda, lors de ses voyages en Europe et aux États-Unis dans les années 1920, s’intéresse de près à l’industrie automobile naissante.

Avec les fonds obtenus par la vente du brevet du métier à tisser automatisé, il fonde en 1937 la Toyota Motor Corporation. Confronté à un Japon d’après-guerre aux ressources limitées, Kiichiro comprend que la production de masse à la manière de Ford n’est pas viable pour Toyota.

Il s’inspire alors des principes d’efficacité et de réduction du gaspillage développés

par son père dans l’industrie textile pour les appliquer à la fabrication automobile.

Pour rappel voici les principes du Taylorisme et Fordisme et leurs limites.

1- Taylorisme (Frédérick Taylor) :

Principe : Diviser chaque travail en petites tâches simples et répétées.

Objectif : Maximiser la productivité grâce à la spécialisation.

Exemple : Un ouvrier ne visse qu’un écrou toute la journée sans changer de poste.

2- Fordisme (Henry Ford) :

Principe : Utilisation des chaînes de montage pour produire à grande échelle.

Objectif : Rendre les biens accessibles au plus grand nombre grâce à la production en masse.

Exemple emblématique : La Ford T , la première voiture accessible à la classe moyenne.

Ces deux grands principes qui ont révolutionné l’industrie ont quelques limites qu’il ne faut pas négliger.

→ Rigidité : Impossible de s’adapter rapidement aux changements de la demande.

→ Déshumanisation : Les ouvriers sont traités comme des pièces de machine, ce qui diminue leur engagement.

→ Surproduction : Les stocks s’accumulent, entraînant des coûts énormes.

Le système de Ford gérait très bien les flux, avec des stocks renouvelés tous les quelques jours.

Mais le vrai problème était l’absence de variété : la Model T avait une seule spécification et presque toutes les pièces étaient identiques.

Les clients pouvaient choisir parmi quelques styles de carrosserie, ajoutés à la fin de la chaîne, mais il n’y avait quasiment aucun changement de configuration dans l’usine.

Mais alors, comment Toyota a-t-elle réussi à surmonter ces obstacles pour devenir un modèle d’efficacité industrielle grâce au Lean ?

Aujourd’hui tout ça nous parait complètement impossible quand on voit comment les fabricants poussent la personnalisation.

C’est ainsi que naît le Toyota Production System (TPS), qui repose sur deux piliers fondamentaux :

1. Jidoka : Automatisation avec une touche humaine. Ce principe consiste à arrêter immédiatement la production en cas de problème pour éviter la fabrication de produits défectueux.

2. Juste-à-temps : Produire uniquement ce qui est nécessaire, quand cela est nécessaire, et en quantité nécessaire, afin de minimiser les stocks et les gaspillages.

Ces principes, combinés à une culture d’amélioration continue appelée Kaizen , forment les bases du Lean Manufacturing. Le terme “Lean” sera popularisé plus tard, notamment par le livre “The Machine That Changed the World” de James Womack et son équipe.

Ainsi, le Lean trouve ses racines dans l’histoire de Toyota, une entreprise qui a su transformer des défis en opportunités en repensant la manière de produire, mettant l’accent sur l’efficacité, la qualité et la réduction du gaspillage.

A ce propos, j'avais partagé un post Linkedin qui fait partie de ma catégorie Lean à ce sujet où j'abordais cette thématique.

1. Définir la valeur du point de vue du client : Comprendre ce qui apporte de la valeur au client.
   
   
2. Identifier et éliminer les gaspillages : Utiliser des outils comme le Value Stream Mapping pour repérer et éliminer les activités inutiles.
   
   
3. Créer un flux de production fluide : Assurer que les processus soient continus et sans interruptions.
   
   
4. Mettre en place un système de production tirée (pull system) : Produire uniquement ce qui est demandé par le client, au moment nécessaire.
   
   
5. Rechercher l’amélioration continue (Kaizen) : Encourager une culture où chaque membre de l'équipe cherche constamment à améliorer les méthodes de travail. 

Dans le Lean Management, l'identification et l'élimination des gaspillages, appelés « Muda » en japonais, sont fondamentaux. Le Muda représente toute activité qui n'ajoute pas de valeur. Il en existe huit types :

Il y a un moyen dimple de les retenir. "DSASTRES"

En plus des Muda, il y a les Mura (inégalités dans les processus) et les Muri (surcharges de travail). L'ensemble de ces 3 éléments sont communément nommés "les 3M" dans le Lean.

Comprendre et éliminer ces formes de gaspillage est essentiel pour atteindre l'excellence opérationnelle et maximiser la valeur pour les clients.

Le Lean Management dispose de nombreux outils pour mettre en œuvre ses principes et atteindre ses objectifs d'amélioration continue. Voici les outils essentiels :

PDCA (Plan, Do, Check, Act) : Une méthode en quatre étapes pour identifier, implémenter, évaluer et ajuster les améliorations de façon systématique.

8D (Eight Disciplines) : Une méthode structurée en huit disciplines pour résoudre les problèmes et améliorer la qualité.

KAIZEN : Une philosophie d’amélioration continue qui encourage les employés à identifier et résoudre les problèmes collaborativement.

Ishikawa (Diagramme de Poisson) : Un outil pour identifier les causes racines d’un problème.

5 Pourquoi : Une méthode pour poser « Pourquoi » cinq fois afin d'atteindre la cause racine d’un problème.

AMDEC : Une analyse pour identifier, évaluer et hiérarchiser les modes de défaillance potentiels.

5S : Une méthode pour améliorer l’organisation et l’efficacité du lieu de travail.

SMED : Une méthode pour réduire le temps de changement des outils et machines.

KANBAN : Une technique de gestion visuelle pour contrôler le flux de matières et de tâches.

TRS : Maintenance productive totale visant à maximiser l’efficacité des équipements.

PARETO : La loi des 80/20 pour identifier les causes les plus importantes des problèmes.

VSM : Cartographie des flux de valeur pour visualiser et améliorer les processus.

Six Sigma : Une méthode de gestion de la qualité pour réduire les défauts et variations.

AIC : Analyse de l’Impact et de la Criticité pour évaluer les risques et prioriser les actions.

Le Lean Management offre de nombreux avantages comme : 

Amélioration de la productivité et réduction des coûts : En éliminant les gaspillages et en optimisant les processus, les entreprises réduisent les temps morts, minimisent les coûts de production et augmentent leur efficacité.

Meilleure qualité des produits et satisfaction client : En se concentrant sur la valeur pour le client et en éliminant les sources de défauts, les entreprises offrent des produits et services de meilleure qualité, ce qui renforce la satisfaction client.

Engagement des équipes et réduction du stress au travail : Le Lean encourage les employés à participer activement à l'amélioration des processus, ce qui favorise la collaboration, la montée en compétence et la motivation, tout en réduisant le stress lié aux tâches inutiles.

Malgré ces nombreux avantages, le Lean Management présente certaines limites et défis :

Adaptation culturelle : Le Lean, né au Japon, peut être difficile à implémenter dans des cultures différentes. Une application rigide sans tenir compte des spécificités culturelles peut mener à des échecs.

Une philosophie, pas une boîte à outils : Le Lean nécessite une transformation profonde de la culture d'entreprise. Appliquer les outils sans comprendre les principes peut être contre-productif.

Risques de rigidité et d'inefficacité : Vouloir appliquer le Lean de manière dogmatique peut nuire à l’agilité de l’organisation. Une structure trop rigide risque d’introduire des lourdeurs administratives, de ralentir la prise de décision et même de générer des erreurs opérationnelles.

Impact sur les employés : Si mal déployé, le Lean peut être perçu comme une pression supplémentaire sur les employés, augmentant leur stress et réduisant leur autonomie. Cela peut entraîner un turnover élevé, une baisse de l’engagement et, à terme, une dégradation de la performance globale.

Nécessité d'un accompagnement : La réussite du Lean repose sur une formation continue et une implication forte des équipes. Sans un leadership engagé et un accompagnement au changement, les résistances internes et le retour aux anciennes habitudes peuvent compromettre les efforts d’amélioration.

Pour être efficace, le Lean Management doit être perçu comme une philosophie d’entreprise, et non comme une simple boîte à outils. Il est essentiel de l’adapter aux spécificités culturelles et organisationnelles, tout en impliquant activement les équipes.

Un Lean rigide, mal compris ou appliqué de manière superficielle peut produire des effets inverses à ceux attendus, réduisant la flexibilité, l’efficacité et la satisfaction des employés. L’enjeu est donc d’adopter une approche pragmatique et évolutive, alignée avec la réalité de l’entreprise.

Une application rigide ou superficielle des principes Lean peut mener à des résultats contraires aux attentes.

Voici trois exemples concrets qui vont vous permettre de mieux comprendre ce qu'est le lean dans différentes industries.

Industrie (production) : Dans une usine manufacturière, le Lean Manufacturing est utilisé pour optimiser la chaîne de production. Par exemple, un constructeur automobile peut mettre en place le système du juste-à-temps afin de minimiser les stocks de pièces et d’éliminer les temps d’attente sur la ligne d’assemblage. Cela a pour effet d’accélérer la production, d’améliorer la qualité des véhicules et de réduire les coûts de fabrication.

Services (banque, assurance) : Dans les services, le Lean sert à simplifier et accélérer les processus administratifs. Par exemple, une banque peut revoir le processus de traitement d’une demande de prêt en éliminant les étapes redondantes et les validations inutiles. Ce travail de simplification réduit le délai d’approbation du prêt et améliore la satisfaction du client, tout en réduisant le nombre d’erreurs de traitement.

Santé (hôpital) : Dans le secteur de la santé, les hôpitaux adoptent le Lean pour optimiser le parcours de soins des patients. Par exemple, aux urgences, la démarche Lean peut consister à réorganiser l’accueil et la prise en charge afin de réduire le temps d’attente et d’éviter les déplacements inutiles des patients. Les résultats se traduisent par une prise en charge plus rapide, une diminution du stress tant pour le personnel que pour les patients, et in fine une amélioration de la qualité des soins prodigués.

Le Lean Management est une philosophie de gestion qui vise à maximiser la valeur pour les clients en éliminant les gaspillages et en optimisant les processus. 

Ses principes clés du Lean, tels que l'identification de la valeur, la cartographie du flux de valeur, la création d'un flux continu, et la recherche d'amélioration continue, sont essentiels pour une mise en œuvre réussie.

Adopter le Lean offre de nombreux avantages, notamment la réduction des coûts, l'amélioration de la qualité des produits, l'engagement des employés et une meilleure satisfaction client. Cependant, il est important de comprendre que le Lean n'est pas une simple collection d'outils, mais une philosophie qui nécessite une adaptation culturelle et une transformation profonde de l'organisation.