La méthode 5S : Définition et exemples

La méthode 5S a été développée au Japon dans les années 1950. C'est un outil qui compose la philosophie du Lean Management. Piqure de rappel, cette approche ou plutôt philosophie vise à impliquer tous les membres de l’organisation dans l’amélioration continue des processus. 

Ce qu’il faut aussi comprendre, c’est que le Lean Management cherche à réduire les gaspillages sur l’ensemble de la chaîne de production, pour maximiser la valeur ajoutée. 

Et le 5S participe à cette vision.

Son objectif principal est de créer un environnement de travail ordonné, sécurisé et surtout efficace. Chaque pièce fabriquée compte.

Bien qu'un outil industriel d'origine, aujourd'hui il fait partie du paysage de nombreuses autres typologies d'entreprise.

La méthode 5S repose sur cinq principes, chacun commençant par la lettre « S » en japonais :

• Seiri (Trier)  : J’élimine les objets, documents et outils inutiles. Ce qui pemet de libérer de l’espace et du temps en supprimant ce qui ne sert pas.

• Seiton (Ordonner) : J’organise les éléments restants de manière logique pour faciliter l’accès et améliorer l’efficacité.

• Seiso (Nettoyer) : Je nettoie et entretiens les outils, surfaces et documents pour maintenir un environnement propre et hygiénique.

• Seiketsu (Standardiser) : Je mets en place des procédures standardisées pour assurer un fonctionnement optimal et durable.

• Shitsuke (Suivre) : Je maintiens la discipline en respectant les règles et procédures établies.

Oui il y ale standard Japonais mai sil n'est jamais facile de retenir ce qu'est un 5S. Alors vous pouvez utiliser cet acronyme :  

ORDRE qui signifie :

- Ordonner 

- Ranger 

- Dépoussiérer 

- Rendre évident 

- Etre rigoureux 

A présent on comprend ce que veulent dire ces 5S mais comment les appliquer concrètement ?

C'est ce que l'on va voir dans la partie suivante.

A présent que l'on a compris les origines et la signification des 5S. Il est temps de comprendre comment l'appliquer concrètement.

Nous sommes tous d'accord que lorsque l'on ouvre la porte, il est toujours plus agréable de voir un espace rangé dans lequel il est facile de retrouver ses affaires.

Alors, imaginez que votre chambre soit un espace de travail. 

Avant même de ranger, il faut commencer par se débarrasser du superflu. Dans une chambre, cela revient à trier ses vêtements, ses objets et ses papiers. Si un vêtement n’a pas été porté depuis un an, est-il vraiment utile de le garder ?

Même logique pour un espace de travail : les outils, documents ou équipements rarement utilisés prennent de la place et encombrent l’espace.

Conseil d’expert : Adoptez la règle des “30 secondes” : si vous mettez plus de 30 secondes à retrouver un objet, c’est qu’il est mal placé ou inutile. Débarrassez-vous de ce qui ne sert pas et facilitez l’accès aux essentiels. Une question essentielle à se poser est :

“Ai-je utilisé cet objet au cours du dernier mois ?” Si la réponse est non, il est probablement temps de vous en séparer.

Une petite liste des bonnes praitques

Une fois le tri fait, il est temps de réfléchir à l’organisation. Dans une chambre, cela signifie placer les objets là où ils sont les plus accessibles selon leur usage : les vêtements du quotidien dans l’armoire, les livres sur une étagère, et les objets précieux à un endroit spécifique.

Dans un atelier de production ou un bureau, le principe est le même : les outils fréquemment utilisés doivent être à portée de main, tandis que ceux utilisés plus rarement peuvent être rangés plus loin.

Conseil d’expert : Utilisez le marquage visuel : des étiquettes, des codes couleurs ou des zones définies permettent à chacun de retrouver immédiatement ce dont il a besoin, sans perte de temps.

Appliquez la règle du “1 geste = 1 action”. Si, pour attraper un carnet, vous devez déplacer une pile de documents et ouvrir un tiroir difficile d’accès, votre rangement n’est pas optimal. Simplifiez l’agencement pour que tout soit fluide et intuitif.

Une fois tout bien organisé, il faut maintenir un environnement propre. Dans une chambre, cela signifie faire son lit, passer l’aspirateur et ranger immédiatement après usage.

Dans un atelier ou un bureau, c’est pareil : nettoyer ses outils après utilisation, s’assurer que le poste de travail est propre et vérifier régulièrement l’état du matériel.

Conseil d’expert : Intégrez le nettoyage dans votre routine : en prenant 5 minutes par jour pour ranger et nettoyer, vous évitez d’accumuler le désordre et de devoir tout recommencer à zéro.

Ranger une fois, c’est bien. S’assurer que tout le monde respecte l’organisation sur le long terme, c’est mieux ! Dans une chambre, cela signifie établir des habitudes régulières : plier ses vêtements, toujours ranger les objets à leur place, ne pas laisser traîner ses affaires.

Dans un environnement de travail, cela passe par la mise en place de standards : définir des procédures claires, expliquer aux équipes comment ranger et nettoyer, et s’assurer que chacun respecte le même système.

Conseil d’expert : Affichez des guides visuels dans l’atelier ou le bureau pour rappeler les standards (ex : une affiche avec les règles de rangement ou de nettoyage). Plus c’est clair, plus c’est facile à appliquer ! 

Vous pouvez également afficher une photo d'un avant et après pour montrer l'état standard dans lequel on doit rester.

Le dernier point est le plus difficile : faire en sorte que les bonnes habitudes durent dans le temps. Dans une chambre, cela signifie ne pas laisser le désordre revenir et maintenir sa routine de rangement. Au travail, c’est pareil : former régulièrement les équipes, encourager les bonnes pratiques et organiser des vérifications régulières.

Conseil d’expert : Faites des audits 5S réguliers pour vérifier que l’organisation est respectée. Un petit rappel visuel, une réunion d’équipe rapide ou un suivi simple permettent de garder tout le monde engagé.

Adopter la méthode 5S apporte de nombreux avantages :

Si la méthode 5S est simple en théorie, sa mise en place dans une entreprise peut rencontrer plusieurs obstacles. 

Le premier frein est souvent la résistance au changement. Les équipes, habituées à leurs propres méthodes, peuvent percevoir le 5S comme une contrainte plutôt qu’un levier d’amélioration. 

Sans accompagnement et pédagogie, cette réticence peut ralentir l’adoption des bonnes pratiques.

Ensuite, il y a le manque de discipline et de suivi. Ranger une fois ne suffit pas : si les règles ne sont pas appliquées au quotidien, le désordre revient rapidement. Pour éviter cela, il est essentiel de mettre en place des audits réguliers et des routines claires. 

Autre défi : le manque de temps et de priorisation. Dans des environnements où la production prime sur l’organisation, le 5S peut être vu comme une tâche secondaire. Pourtant, un espace bien structuré améliore l’efficacité et réduit les pertes de temps. 

Enfin, l’une des limites du 5S est qu’il ne résout pas à lui seul tous les problèmes d’inefficacité. Il doit être intégré dans une démarche plus globale d’amélioration continue, en complément d’autres outils Lean comme le Kanban ou le TPM. 

Pour réussir sa mise en place, il ne faut pas voir le 5S comme une simple opération de rangement, mais comme un changement de culture à ancrer durablement dans l’entreprise.

Appliquer la méthode 5S, c’est un peu comme ranger sa chambre : ce n’est pas juste un coup de ménage ponctuel, c’est une nouvelle façon d’organiser son espace pour être plus efficace au quotidien. Trier ce qui est inutile, placer chaque chose à sa place, maintenir un environnement propre, instaurer des habitudes et les respecter… Ce sont des principes simples mais redoutablement efficaces pour éviter le chaos et gagner en productivité.

Mais le plus dur dans le 5S, ce n’est pas de ranger une fois, c’est de tenir sur le long terme. Un bon système ne sert à rien s’il est abandonné après quelques semaines. L’astuce ? Faire en sorte que l’organisation devienne un réflexe. Plus besoin d’y penser, tout est structuré naturellement.

Alors, prêt à tester la méthode 5S ? Commencez petit : un poste de travail, un bureau, une zone bien définie. Vous verrez rapidement la différence. Et qui sait ? Peut-être que vous finirez même par appliquer ces principes… chez vous.